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Les consentements à la dématérialisation
En bref
Un copropriétaire ne reçoit sa convocation par voie électronique que s'il l'a accepté. Cette page explique où se tient ce registre, comment le remplir, et ce que chaque statut change au moment de convoquer.
Vous ne voyez pas « Gestion des consentements » dans votre menu ? La rubrique n'apparaît que si la dématérialisation des courriers est ouverte sur votre plateforme et qu'un partenaire d'envoi est configuré pour votre société. Sans elle, vos convocations partent en courrier papier.
🗂️Ce que contient le registre
Une ligne par personne, avec son prénom, son nom, son adresse de courriel et son statut. Le statut est ce qui compte : c'est lui qui décide de la façon dont la convocation partira.
| Le statut | Ce qu'il veut dire | Envoi électronique |
|---|---|---|
| « Actif » | La personne a donné son accord chez notre partenaire d'envoi | ✅ Oui |
| « Délégué » | L'accord a été recueilli par vous et déclaré ici | ✅ Oui |
| « En attente » | Une demande d'accord est partie, la personne n'a pas encore répondu | ❌ Pas encore |
| « Refusé » | La personne a refusé, ou vous avez enregistré son refus | ❌ Non |
| « Spam » | Le message n'a pas pu être remis — adresse inexistante, boîte pleine, filtre | ❌ Non |
« En attente » ne vaut pas accord. Tant qu'une demande n'a pas reçu de réponse, la convocation de cette personne part en papier. C'est le statut à surveiller dans les jours qui précèdent une convocation.
✍️Remplir le registre
Trois façons, selon la manière dont vous avez recueilli l'accord.
Solliciter les copropriétaires
Cliquez sur « Solliciter ». agconnect vous propose tous les copropriétaires de vos assemblées qui ont une adresse de courriel et ne figurent pas encore au registre — une seule ligne par adresse, même si la personne apparaît sur plusieurs assemblées.
Choisissez qui solliciter, puis lancez la demande : chacun reçoit une demande d'accord, et sa ligne passe en « En attente » jusqu'à sa réponse.
Ajouter une personne à la main
Deux boutons, et ils ne font pas la même chose :
- « Ajouter un consentement » — vous avez recueilli l'accord vous-même, par écrit ou en assemblée. Renseignez prénom, nom, courriel et le statut correspondant.
- « Ajouter un refus de consentement » — la personne a refusé la voie électronique. Sa ligne est créée directement en « Refusé ».
Importer un fichier
« Import & Export » permet de charger un fichier Excel ou CSV, avec le modèle à télécharger depuis le même menu. C'est la voie à prendre quand vous reprenez un registre tenu ailleurs.
Le même menu propose l'export du registre, au format Excel ou CSV.
🔍Vérifier un statut
Le bouton « Vérifier » interroge notre partenaire d'envoi et met la ligne à jour.
Il ne rafraîchit que ce que le partenaire pilote. Les statuts « Actif », « En attente » et « Spam » évoluent chez lui, au gré des réponses des copropriétaires : la vérification les met à jour. Les statuts « Refusé » et « Délégué », eux, sont des déclarations que vous avez faites depuis agconnect — la vérification vous répond alors « Ce statut a été déclaré depuis agconnect : le partenaire ne le fait pas évoluer, rien n'a été modifié. »
Un contrôle d'ensemble est également disponible : il vérifie tous vos consentements d'un coup, et agconnect vous demande confirmation avant de le lancer.
🗑️Supprimer une ligne
Une ligne se supprime depuis la colonne « Actions » — sauf si elle est en « En attente ».
Un consentement « En attente » ne se supprime pas. Une demande d'accord est en cours chez notre partenaire : supprimer la ligne la laisserait vivre sans rien pour en recevoir la réponse. Attendez la réponse, ou enregistrez un refus.
📤Ce que ça change au moment de convoquer
Quand vous choisissez « Convoquer en dématérialisation », agconnect lit ce registre personne par personne : celles dont l'accord est acquis reçoivent une lettre recommandée électronique, les autres une lettre recommandée papier. Vous n'avez pas de tri à faire.
Un copropriétaire sans adresse de courriel ne peut pas figurer au registre. Renseignez son adresse sur sa fiche de participant avant de le solliciter, sinon il restera en papier quoi qu'il arrive.
Bijgewerkt op 2 september 2026
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