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Créer une assemblée générale

En bref
Créer l'assemblée, puis la mettre en forme : ordre du jour, documents, co-animateurs, participants, pouvoirs et contrôle des participations. C'est le gros du travail de préparation.

🆕Créer l'assemblée

  1. Ouvrez « Assemblées », dans le menu de gauche.
  2. Cliquez sur « Créer une assemblée », en haut à droite.
ℹ️
Votre assemblée vient de votre logiciel métier ? Elle figure déjà dans la liste des assemblées : ouvrez-la, puis cliquez sur « Préparer l'assemblée ». Vous n'avez rien à créer, mais vous vérifiez exactement les mêmes éléments que ceux décrits dans cette page.

La fiche à remplir

Champ Ce qu'il faut savoir
« Titre de l'assemblée » Il est repris dans le courriel d'invitation envoyé aux participants
« Entité » À créer au préalable — voir Créer une entité juridique
« Gestionnaire » Le gestionnaire de cette assemblée
« Type d'assemblée » « Standard », « Vote par correspondance uniquement » ou « Conseil syndical / administration »
« Date », « Heure », « Fuseau horaire » Vérifiez le fuseau : c'est lui qui détermine l'heure d'ouverture réelle
« Lieu de l'assemblée » Si l'assemblée est uniquement à distance, indiquez « en visioconférence »
« Note publique » ⚠️ Elle est intégrée aux courriels d'invitation envoyés à tous les participants
🚨
« Vote par correspondance uniquement » ferme tout le reste. Sur ce type d'assemblée, ni présentiel, ni distanciel, ni pouvoir ne sont autorisés, et l'accès à la visioconférence est limité à 10 participants — de quoi contrôler les résolutions avec le conseil syndical, pas de quoi tenir une séance.

Les options de l'assemblée

  • « Avec visioconférence » — ouvre la salle virtuelle pour cette assemblée.
  • « Avec signatures à distance » — permet d'envoyer le procès-verbal à signer au président, au scrutateur et au secrétaire.
  • « Bloquer VPC 3 jours francs avant l'AG ».
⚠️
Le point à ne pas manquer. Le gestionnaire de l'assemblée doit renseigner son adresse dans « Email recevant les formulaires de vote par correspondance » et « Email recevant les réponses aux mails ». Sans cela, les votes par correspondance et les questions de vos participants n'arrivent nulle part.
Terminez par « Sauvegarder ».

📋L'ordre du jour

Trois façons d'intégrer votre ordre du jour.

1. Ajouter une résolution à la main

Cliquez sur « Ajouter une résolution », puis renseignez :
Champ À quoi il sert
Titre Par exemple « Élection du président de séance », « Approbation des comptes »
Note interne Visible par vous seul
Description Le texte descriptif de la résolution
Compte-rendu proposé au vote ⚠️ Le champ le plus important : c'est ce texte que les copropriétaires lisent à l'écran quand vous ouvrez le vote
Soumis au vote OUI ou NON — les copropriétaires votent ou non sur cette résolution
Vote secret Sur OUI, les copropriétaires ne voient que le graphique du résultat ; sur NON, ils voient aussi qui a voté quoi. Par défaut OUI au Canada, NON ailleurs
Options de vote ⚠️ En France, toujours oui / non / abstention
Type de majorité À choisir selon la résolution à voter
Clé de vote Clé générale ou clé spéciale — c'est elle qui détermine les tantièmes comptés
Vous pouvez ajouter des documents à chaque résolution, en cliquant sur la case « Documents » ou en les glissant directement dedans. Puis sauvegardez.

2. Importer depuis la bibliothèque

  1. Cliquez sur le bouton en forme d'entonnoir, en haut de l'ordre du jour, puis sur « Importer depuis la bibliothèque ».
  2. Une fenêtre affiche toutes les résolutions enregistrées dans votre organisation. Cochez celles qui vous intéressent, puis cliquez sur « Importer depuis la bibliothèque ».
  3. Pour tout sélectionner, cochez la toute première case, en haut de la liste.
💡
Cherchez par tag. Un tag peut être associé à une résolution au moment de sa création. Saisissez son intitulé dans le moteur de recherche en haut de la fenêtre, puis cliquez sur « Rechercher » : seules les résolutions correspondantes s'affichent.
Les résolutions importées apparaissent dans l'onglet « Ordre du jour » de votre assemblée.

3. Importer depuis un fichier Excel ou CSV

  1. Cliquez sur le bouton en forme d'entonnoir, puis sur « Importer (Excel ou CSV) ».
  2. Sélectionnez votre fichier, puis sauvegardez.

Les actions sur chaque résolution

Une fois vos résolutions en place, différentes actions sont disponibles à droite de chacune : modifier, dupliquer, éditer le compte rendu, effacer, contracter / déployer.

📎Les documents de l'assemblée

Dans cet onglet, sélectionnez — en cliquant sur la case — ou glissez directement l'ensemble des documents généraux de votre assemblée.

🎙️Les co-animateurs

C'est ici que vous invitez toute personne extérieure à l'assemblée : un architecte, un avocat, un prestataire.
1. Cliquez sur « Envoyer une invitation »
2. Ajoutez votre animateur
  • Première fois : renseignez courriel, entreprise, prénom et nom, puis « Sauvegarder ».
  • Déjà connu : sélectionnez-le dans la liste déroulante de vos précédents co-animateurs, puis « Sauvegarder ».
3. Il reçoit son invitation par courriel
S'il n'avait pas encore de compte agconnect, il devra accepter l'invitation puis définir un mot de passe, qui lui servira pour ses prochaines connexions.
4. Suivez les invitations
L'onglet « Co-Animateurs » affiche la liste et le « Status de l'invitation » : « En attente » ou « Acceptée ». Deux actions sont disponibles sur chacune : « Re-envoyer l'invitation par email » ou l'effacer.
ℹ️
Il n'y a pas de statut « refusée ». Une invitation qu'un co-animateur ignore reste indéfiniment « En attente » : c'est à vous de relancer ou de l'effacer.

👥Les participants

Trois façons de constituer votre liste.

1. Ajouter un participant à la main

Cliquez sur « + Participant », puis renseignez :
  • le prénom et le nom ;
  • l'adresse de courriel — pour que le copropriétaire reçoive son identifiant et son code d'accès ;
  • le numéro de téléphone — pour les recevoir par SMS à défaut d'adresse ;
  • le type de participant : participant ou visiteur (accès à l'AG, sans droit de vote) ;
  • le numéro d'unité — séparez les lots par une virgule s'il y en a plusieurs ;
  • la quote-part — les tantièmes liés aux charges communes générales ;
  • l'adresse postale, le code postal, la ville, la province / région et le pays.
Puis sauvegardez.
ℹ️
Ni courriel ni téléphone ? Ne renseignez rien : il faudra alors intégrer l'identifiant et le code d'accès du copropriétaire dans la convocation envoyée en recommandé.
💡
Charges spéciales
si un copropriétaire a des tantièmes liés à des charges spéciales, indiquez-les dans la case du bâtiment concerné. Par exemple : Bâtiment A : 108 tantièmes, Bâtiment B : 86 tantièmes. Ces cases n'apparaissent que si les clés multiples ont été créées dans l'entité juridique.

2. Reprendre le registre de l'entité juridique

C'est la voie la plus rapide, et celle qu'on oublie. Si l'entité juridique porte déjà son registre de personnes, ouvrez « Import & Export » puis l'entrée qui reprend le vocabulaire de votre forme juridique : « Importer depuis la liste des copropriétaires » sur une copropriété, « Importer depuis la liste des membres » sur une association, « Importer depuis le registre de l'entité » ailleurs.
Vous n'avez ni fichier à préparer ni colonne à mapper : les personnes arrivent avec leurs coordonnées, leurs unités et leurs tantièmes.
ℹ️
L'entrée n'apparaît que si le registre contient quelqu'un. Sur une entité dont le registre est vide, elle reste absente : c'est le registre qu'il faut remplir d'abord — voir Créer une entité juridique.

3. Importer votre liste

Exportez la liste de vos copropriétaires depuis votre logiciel métier au format Excel ou CSV, enregistrez-la sur votre ordinateur, puis importez-la dans agconnect.
Dans agconnect :
  1. Cliquez sur « Import & Export ».
  2. Puis sur « Importer une liste (Excel ou CSV) ».
  3. Cliquez sur « Choisir un fichier ».
  4. Sélectionnez votre fichier, puis « Ouvrir ».
  5. Cliquez sur « Sauvegarder ».

Les colonnes du fichier

Les champs en gras sont obligatoires.
⚠️
Les intitulés de colonne s'écrivent en majuscules, avec des tirets bas. C'est sous cette forme exacte que la plateforme les reconnaît : FULL_NAME, et non « Full name ». Le plus simple est de partir du modèle et de ne pas toucher à la première ligne.
Colonne Contenu
FULL_NAME Prénom et nom de famille
REPRESENTED_BY Le nom du représentant lorsqu'il s'agit d'une société
PHONE Le numéro de téléphone (utile pour l'assistance)
EMAIL L'adresse de courriel
UNIT Le numéro d'unité (lot)
QUOTITY Les tantièmes pour la clé générale
ADDRESS1 L'adresse postale
ADDRESS2 L'adresse complémentaire
ZIPCODE Le code postal
CITY La ville
COUNTRY Le pays
PROVINCE La région
USERNAME, PASSWORD L'identifiant et le code d'accès, si vous voulez imposer les vôtres au lieu de laisser la plateforme les générer
UID La référence de la personne dans votre logiciel métier
Bâtiment A, B, C… Les tantièmes de chaque clé secondaire (le titre de la colonne = le nom de la clé)
🚨
Mille participants au maximum quand la visioconférence est activée. Au-delà, l'import s'arrête et n'écrit rien. Sans visioconférence, il n'y a pas de plafond.
ℹ️
L'import est tout ou rien. Si une seule ligne est refusée, aucune n'est enregistrée et votre liste précédente reste en place. Vous ne risquez donc pas de vous retrouver avec une liste amputée.

Les cas particuliers à connaître

💡
Un copropriétaire sans adresse de courriel peut se connecter avec un code d'accès et un mot de passe que nous lui communiquons par téléphone. La page de connexion des participants est ag-connect.fr/fr/participants/sign_in.
💡
Plusieurs indivisaires sur une unité ? Créez une ligne par indivisaire, avec pour chacun la fraction de sa détention — généralement 50 % de la valeur relative de l'unité s'il y a deux indivisaires. Ils pourront se connecter et voter séparément, chacun pour sa part.
💡
La même adresse de courriel sur plusieurs lignes ? agconnect regroupe automatiquement ces lignes en une seule, en cumulant les unités et les droits de vote associés.
⚠️
Un couple avec deux adresses de courriel reçoit deux invitations avec deux codes distincts. Il leur faudra alors deux appareils pour se connecter (un ordinateur et un téléphone, par exemple).
S'ils n'en disposent pas :
  • même unité → rien à faire, le regroupement est automatique ;
  • unités différentes → soit l'un donne pouvoir à l'autre, soit vous indiquez la même adresse de courriel pour les deux personnes dans le fichier Excel.

    • Les actions sur un participant

    Selon le statut de votre assemblée, la colonne « Actions » propose : modifier, effacer, renvoyer l'invitation par courriel, changer le mot de passe, changer le courriel, générer un formulaire VPC vierge, gérer un pouvoir, consulter l'historique de connexion, consulter l'historique des courriels envoyés, ou se connecter en tant que ce participant.

    🤝Les pouvoirs

    Cet onglet réunit toutes les demandes de votre assemblée : pouvoirs donnés en ligne et demandes adressées au gestionnaire.
    Leur traitement est détaillé sur la page Pouvoirs et votes par correspondance.

    📈Le contrôle des participations

    Cet onglet vous donne une visibilité en temps réel sur les données de participation à l'assemblée.
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    Bijgewerkt op 2 september 2026

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