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Sécurité et protection des données
En bref
La sécurité d'agconnect se joue sur trois plans : technique, juridique et RGPD. Cette page répond en détail à la question que se posent la plupart des copropriétaires : une assemblée à distance est-elle vraiment sûre ?
🛡️La sécurité technique
Comment vos données sont protégées : la façon dont vous vous connectez, l'endroit où elles sont hébergées et la manière dont elles sont sauvegardées.
Un mode de connexion sécurisé
Les copropriétaires reçoivent un lien de connexion par courriel ou par SMS, et/ou des identifiants par courrier. Une première identification se fait donc sur l'adresse postale, l'adresse de courriel ou le numéro de mobile — des éléments communiqués par le copropriétaire lui-même.
Deux moyens de se connecter : un lien sécurisé ou un couple identifiant + mot de passe.
Les liens de connexion automatique sont uniques pour chaque assemblée et chaque copropriétaire, ce qui rend impossible leur réutilisation pour une autre assemblée. Ils sont de plus chiffrés, donc non modifiables à la main dans un navigateur.
Les identifiants et mots de passe suivent la même règle : chaque copropriétaire reçoit un couple différent pour chaque assemblée, ce qui représente des millions de combinaisons possibles.
Les connexions multiples sont impossibles
Deux personnes ne peuvent pas utiliser le même lien de connexion : une seule session est possible à la fois. Toute autre tentative déconnecte la précédente — et rend donc la fraude visible.
La sécurité ne s'arrête pas à la connexion
Toute entrée dans l'assemblée exige une signature numérique à l'écran — le copropriétaire trace sa signature au doigt ou à la souris dans un cadre blanc, puis valide —, doublée d'un certificat numérique sécurisé qui fait office de preuve de participation.
Pour valider un vote, il faut donc avoir franchi cette étape — ou avoir validé de la même manière un vote par correspondance, pour lequel les mêmes informations sont collectées. Présent ou non le jour de l'assemblée, le copropriétaire est soumis aux mêmes contrôles.
La signature du procès-verbal et de la feuille de présence, en fin d'assemblée, suit le même processus.
agconnect passe-t-il par un tiers de confiance pour la signature ?
Non, et c'est un choix assumé, pour trois raisons :
| Raison | Explication |
|---|---|
| Un frein à l'accès | Beaucoup de copropriétaires ne fournissent pas de numéro de mobile, indispensable à ce type de certification |
| Pas une exigence légale | Contrairement à la délivrance des convocations en recommandé, la loi ne l'impose pas ici. C'est pourquoi on parle d'invitation digitale, et non de convocation |
| Un coût important | De l'ordre d'un euro supplémentaire par copropriétaire — que personne, agence ou copropriétaire, ne souhaite payer |
Toutes les sessions de signature numérique d'agconnect sont donc conformes à la réglementation. L'invitation vient en complément de la convocation, envoyée par votre logiciel métier — sauf si vous utilisez le module de dématérialisation complet DOC'UP, qui assure lui la convocation.
Un tiers de confiance reste envisageable pour les clients qui souhaitent en assumer le surcoût et les contraintes.
Toutes les actions sont tracées
Toutes les actions d'un copropriétaire connecté sont historisées, avant comme pendant l'assemblée. À la seconde près, il est possible de connaître : les connexions, les actions de vote, l'adresse IP, le navigateur, la machine et sa version de système d'exploitation, le type d'appareil (bureau, portable, tablette) et sa marque, ainsi que la ville et le pays de connexion.
Ces éléments permettent d'établir de façon fiable qui était présent, si la personne a réellement voté et quel était son vote — tout en préservant la confidentialité —, si elle avait quitté l'assemblée au moment du vote, ou si elle avait donné procuration en cours de séance.
Toutes les données sont chiffrées
agconnect fonctionne sans aucune installation, ni pour l'agence ni pour les copropriétaires. D'où un gain de temps à la connexion et une compatibilité avec tous les appareils (PC, Mac, tablettes, smartphones) et tous les systèmes (iOS, Android, Windows).
La sécurité n'en est pas moindre : tous les échanges passent en connexion sécurisée HTTPS. Un certificat SSL/TLS assure le chiffrement des données par une clé privée doublée d'une clé publique. Cette technologie apporte trois protections :
- Le chiffrement — les données échangées sont codées : personne ne peut « écouter » la conversation, suivre l'activité ni voler d'informations.
- L'intégrité des données — aucune information ne peut être modifiée ou corrompue pendant son transfert sans être détectée.
- L'authentification — elle prouve que vous communiquez avec le bon site web, et protège des attaques dites « de l'homme du milieu ».
Des échanges sécurisés avec votre logiciel métier
agconnect échange des données avec les logiciels de copropriété du marché pour récupérer ce qui est nécessaire à la tenue d'une assemblée. Nous proposons à nos partenaires éditeurs d'utiliser notre interface API.
Elle permet aux agences d'accorder un accès à un éditeur sans jamais partager de mot de passe. Trois mécanismes de sécurité s'y cumulent :
- une clé d'API — une chaîne à jeton unique ;
- l'authentification de base — identifiant et clé de l'application ;
- OpenID Connect — une couche d'identification posée sur la structure OAuth, avec vérification de l'identité par un serveur d'authentification.
Cette interface évite en outre les échanges directs, non sécurisés, entre postes de travail.
La protection contre la perte de données
Les applications et les données agconnect sont hébergées dans des centres de données ultra-sécurisés, tant sur le plan physique qu'informatique. Ils sont situés en Europe pour les assemblées européennes, et au Canada pour les assemblées canadiennes.
Toutes les données sont par ailleurs dupliquées dans des centres différents de ceux qui hébergent les serveurs, pour couvrir les risques d'incendie.
En conclusion : agconnect est-il une solution sécurisée ?
Oui. Mais il ne faut pas sous-estimer le principal risque, qui se situe du côté de l'utilisateur : ne pas partager ses mots de passe, ne pas les laisser traîner sur un papier, ne pas laisser un accès non maîtrisé à sa boîte de courriel.
La prise de contrôle de votre machine par un inconnu — totalement indépendante d'agconnect — reste en réalité votre seul risque. Elle passe le plus souvent par l'installation invisible d'un logiciel lorsqu'on ouvre la pièce jointe d'un courriel inconnu. Un tiers peut aussi avoir piraté la boîte d'un de vos proches et vous écrire depuis ce contact : n'ouvrez vos pièces jointes qu'avec bon sens. Une clé USB venue de l'extérieur présente le même risque.
En quoi cette prise de contrôle poserait-elle problème ? Elle permettrait de voir tout ce que vous saisissez, y compris vos courriels et vos mots de passe, ou d'accéder à la liste des mots de passe enregistrés dans votre navigateur. Sur ce dernier point, un gestionnaire de mots de passe hors navigateur est une protection simple et efficace.
Trois questions pour relativiser ce risque :
- Quel serait l'intérêt pour un pirate de s'introduire dans l'assemblée générale d'un copropriétaire choisi au hasard ? Il n'y a aucun échange d'argent, ni réel élément confidentiel. Il s'intéressera plutôt aux comptes bancaires de sa victime.
- La prise de contrôle d'une machine est très difficile. Quelqu'un d'assez compétent pour y parvenir dans le seul but de modifier des votes y trouverait-il un intérêt ? Il faudrait encore que la victime représente une part significative des millièmes et qu'elle ne tente pas de se connecter elle-même — ce qui mettrait fin à la connexion du pirate.
- En assemblée physique, quelle proportion de syndics vérifie l'identité des copropriétaires présents avec une carte d'identité ? Le risque de se faire passer pour un autre n'y est pas nul, alors qu'à distance de nombreux éléments identifient numériquement la personne.
En somme : impossible côté agconnect, très difficile côté copropriétaire, et sans réel intérêt. Le piratage d'une assemblée avec notre solution ne présente pas plus de risque qu'une simple réunion physique.
Et du côté de l'agence ? Les risques sont les mêmes. Au-delà du bon sens, suivre les recommandations de la CNIL en matière de protection des données — pare-feu, mots de passe, gestion des messageries — suffit à écarter tout risque. Là encore, le risque n'est pas dans la solution, mais dans la négligence.
⚖️La sécurité juridique
Ce que la réglementation exige d'une assemblée dématérialisée, et la façon dont agconnect y répond.
agconnect est 100 % conforme à la réglementation
En juillet 2020, la loi Élan a été ajustée pour faciliter l'usage du numérique dans les assemblées de copropriété. agconnect est conforme aux dernières réglementations en vigueur et peut donc être utilisé en toute sécurité juridique.
La gestion des notifications recommandées
agconnect génère, en fin d'assemblée, un fichier des personnes à notifier en courrier recommandé, classé par cas : opposants, absents, défaillants…
Notre solution peut également prendre en charge l'envoi des convocations papier : agconnect trie les recommandés papier et les recommandés électroniques grâce à la solution DOC'UP, qui s'appuie sur la technologie de sécurisation AR24. Vos obligations légales de notification sont ainsi gérées de façon sûre et plus rapide.
🇪🇺La sécurité RGPD
Bien qu'immosquare soit une entreprise internationale, la réglementation européenne RGPD est intégralement respectée. immosquare n'est que le sous-traitant des agences immobilières, et garantit à ses clients :
- des serveurs d'hébergement situés en Europe, et même en France, chez un prestataire engagé à respecter le RGPD — aucune donnée n'est stockée hors d'Europe, comme l'impose le règlement ;
- la possibilité pour les syndics d'intervenir à tout moment sur les données stockées, à la demande de leurs clients qui souhaitent exercer leur droit d'accès, de rectification, de suppression ou de portabilité ;
- la sécurité technique des données, les syndics pouvant intervenir sur leurs propres identifiants et mots de passe, ou sur ceux de leurs clients en cas de doute.
Notre conseil
intégrez les données collectées par agconnect dans votre registre des traitements RGPD, pour une conformité complète.immosquare est particulièrement sensible à ce sujet : nous sommes également prestataire de mise en conformité RGPD des agences immobilières, à travers notre solution IMMO DATA BOX, utilisée par les plus grands réseaux immobiliers.
🇨🇦Loi sur la protection des données privées — Canada
Depuis le 22 septembre 2023, les syndicats de copropriétaires qui confient à un tiers un mandat impliquant le traitement de renseignements personnels doivent le faire par écrit.
C'est le cas, par exemple, d'un syndicat qui transmet les renseignements personnels des copropriétaires à un gestionnaire de copropriété, ou qui recourt à un prestataire informatique pour héberger une base de données les concernant.
Le contrat avec le prestataire doit prévoir au minimum :
- les mesures qu'il prend pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués ;
- qu'il ne peut utiliser ces renseignements que dans l'exercice de son mandat ;
- qu'il ne peut pas conserver les données après l'expiration du contrat ;
- qu'il doit aviser sans délai le responsable de la protection des renseignements personnels du syndicat de toute violation, ou tentative de violation, des obligations de confidentialité ;
- que le syndicat peut effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.
CondoLegal détaille ces obligations dans sa fiche Protection des renseignements personnels en copropriété divise.
Aggiornato il 02 settembre 2026
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