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💼 Faire représenter un copropriétaire par votre société
En bref
Certains copropriétaires confient leur voix à un représentant désigné par votre société, qui vote en leur nom en assemblée. Cette page explique comment créer ces représentants, leur rattacher un copropriétaire, et ce que ce mandat change pour les pouvoirs et les courriers.
Vous ne voyez pas « Gestion des représentants » dans le menu ? La rubrique n'apparaît que si le module est ouvert pour votre plateforme, et seulement aux comptes qui portent le rôle « Gestionnaire de compte » ou « Assistant ».
📇Créer un représentant
Les représentants sont communs à toute votre société : vous les créez une fois, puis vous les rattachez aux copropriétaires de n'importe quelle assemblée.
1. Dans le menu de gauche, cliquez sur « Gestion des représentants »
La liste affiche, pour chaque représentant, son « Code uid », son « Nom complet/Raison sociale », « Représenté par », son « Email » et son « Adresse ».
2. Cliquez sur « Ajouter un représentant », en haut à droite
3. Remplissez la fiche
- « Code uid » ;
- « Nom complet/Raison sociale », et « Représenté par » s'il s'agit d'une société ;
- « Email » ;
- son adresse : « Adresse », « Adresse complémentaire », « Code postal », « Région », « Département », « Ville » et « Pays ».
Si votre société a configuré ses modes d'envoi, la fiche porte aussi un bloc « Dématérialisation des courriers », avec trois réglages : « Convocation », « PV à notifier » et « PV hors à notifier ». Laissez « Défaut » dans le cas courant : le représentant suit alors le réglage de votre société, et continue de le suivre si celui-ci change.
4. Cliquez sur « Sauvegarder »
Dans la liste, trois icônes à droite de chaque ligne : l'œil ouvre la fiche, le stylo la modifie, la corbeille la supprime. Pour retrouver un représentant, cliquez sur « Filtres » : vous pouvez chercher par code, par nom, par « Représenté par » ou par courriel.
🔗Rattacher un copropriétaire à son représentant
Le mandat se pose sur la fiche du copropriétaire, dans l'assemblée.
1. Ouvrez l'assemblée, onglet « Participants », puis modifiez la fiche du copropriétaire
2. Ouvrez l'onglet « Représentant »
3. Activez « Donner un mandat de représentation »
4. Choisissez le représentant dans la liste « Représentant »
Il n'existe pas encore ? Le bouton +, à droite de la liste, ouvre la fiche « Ajouter un représentant » sans quitter l'écran.
5. Réglez ce que reçoit le copropriétaire
Sous « Traitement des convocations », le champ « Email au copropriétaire » décide du courriel qui lui est envoyé :
| Le choix | Ce que reçoit le copropriétaire |
|---|---|
| « Email d'invitation à participer (avec code d'accès) » | Sa convocation avec ses identifiants : il peut se connecter et voter lui-même |
| « Email d'information (sans code d'accès) » | Une simple information sur la tenue de l'assemblée : seul son représentant y participe |
| « Aucun » | Aucun courriel |
Deux autres réglages disent qui reçoit les documents : « Dossier de convocation dématérialisé (*) » pour la convocation et, sous « Notification du PV », « Envoi en courrier simple et en recommandé aux opposants » pour le procès-verbal. Chacun se règle sur « Au représentant uniquement », « Au copropriétaire uniquement » ou « Au copropriétaire ET au représentant » ; le dossier de convocation accepte aussi « Aucun ». L'astérisque renvoie à une mention de l'écran : ce choix s'ajuste automatiquement selon que le copropriétaire a retiré ou non son consentement à la voie électronique.
6. Cliquez sur « Sauvegarder »
Trois messages peuvent refuser l'enregistrement :
| Le message | Ce que vous faites |
|---|---|
| « Veuillez sélectionner un représentant » | Choisissez un représentant, ou désactivez le mandat |
| « Ce copropriétaire porte déjà un ou plusieurs pouvoirs, il ne peut pas être représenté… » | Retirez-lui d'abord les pouvoirs qu'il a reçus |
| « Ce participant est un visiteur, sans quote-part ni clé de répartition… » | Un visiteur n'a aucune voix : il n'a pas de mandat à recevoir |
🤝Ce que le mandat change pour le pouvoir
À la convocation, chaque mandat devient un pouvoir au profit du représentant. Un mandat posé après la convocation devient un pouvoir tout de suite. Vous le retrouvez dans l'onglet « Pouvoirs » de l'assemblée, comme les autres.
Un pouvoir déjà donné par le copropriétaire à quelqu'un d'autre reste en place. Le rattachement à un représentant ne le remplace pas : c'est la volonté exprimée par le copropriétaire qui prime.
Ce pouvoir ne se révoque pas depuis l'onglet « Pouvoirs ». Le message « Ce pouvoir découle d'un mandat de représentation, il ne peut pas être révoqué ici » vous le rappelle. Retirez le mandat sur la fiche du copropriétaire, en désactivant « Donner un mandat de représentation » : le pouvoir tombe avec lui.
👀Retrouver les copropriétaires d'un représentant
Dans « Gestion des représentants », cliquez sur l'œil d'un représentant. Sa fiche compte deux onglets :
- « Général » — ses coordonnées, et ses modes d'envoi s'ils sont configurés ;
- « Participants » — tous les copropriétaires qui lui sont rattachés, avec leur « Assemblée », leur « Identifiant », leur « N° unité » et leur « Quote-part ».
La corbeille d'une ligne de l'onglet « Participants » retire le mandat de ce copropriétaire.
🗑️Modifier ou supprimer un représentant
Depuis sa fiche, « Modifier » ouvre ses coordonnées et « Supprimer » l'efface, après confirmation.
Un représentant encore rattaché à des copropriétaires ne se supprime pas : le message « Ce représentant est encore rattaché à des copropriétaires, vous ne pouvez pas le supprimer ! » vous invite à retirer d'abord leurs mandats. L'onglet « Participants » de sa fiche vous dit lesquels.
Aggiornato il 23 settembre 2026
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