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Clôturer et signer le procès-verbal
En bref
Cinq temps : clôturer l'assemblée, rédiger et clôturer le procès-verbal, collecter les signatures, publier les documents pour vos copropriétaires, puis récupérer vos documents. La feuille de présence n'est accessible qu'une fois le PV clôturé, et vos copropriétaires ne voient rien avant la publication.
🔒Clôturer l'assemblée
1. Cliquez sur « Clôturer l'assemblée », en haut à droite de l'écran, puis confirmez par « Oui ».
Toutes les résolutions doivent être traitées. S'il reste une résolution à voter, la plateforme bloque la clôture et vous l'annonce par un message : commencez par ouvrir puis fermer le vote de la résolution qui reste.
2. Cliquez sur la flèche « Retour », en haut à gauche de l'écran. L'assemblée apparaît alors avec le statut « Clôturée ».
ClickMeeting reste ouvert. Clôturer l'assemblée ne ferme pas la visioconférence ni l'audioconférence : c'est un outil indépendant, que vous quittez séparément.
✏️Rédiger et clôturer le procès-verbal
Cliquez sur « PV et Feuille de présence ». Vous accédez au procès-verbal, entièrement modifiable dans un éditeur de texte.
L'écran suit trois étapes, rappelées en haut : « Rédaction », « Signature » puis « Publication ». Vous êtes à la première.
Une fois vos corrections faites, cliquez sur « Sauvegarder », puis sur « Clôturer le PV ».
Revenir sur un PV déjà clôturé
C'est possible tant que vous n'avez pas publié les documents, y compris quand toutes les signatures sont déjà déposées :
- Cliquez sur « Documents ».
- Cliquez sur « Modifier le procès verbal », puis sur « Oui ».
- Apportez vos modifications.
- Cliquez de nouveau sur « Sauvegarder », puis « Clôturer le PV ».
Une fois les documents publiés, l'entrée « Modifier le procès verbal » n'apparaît plus : pour corriger un procès-verbal déjà publié, dépubliez-le d'abord.
Les signatures déjà obtenues disparaissent. Si des demandes de signature avaient été créées, rouvrir le PV les efface : il faudra les redemander. La confirmation vous le rappelle, et ne parle de suppression que s'il reste effectivement des signatures à effacer.
✍️Gérer les demandes de signature
Cette étape n'existe que si la signature du procès-verbal est ouverte sur votre plateforme. C'est le cas en France ; au Québec, les boutons de signature décrits ici n'apparaissent pas.
Une fois le procès-verbal clôturé, deux boutons apparaissent : l'un pour gérer les signatures, l'autre pour accéder aux documents.
1. Cliquez sur « Gérer les signatures »
2. Cliquez sur « Ajouter une demande de signature »
3. Choisissez le type de signataire
| Vous choisissez | Ce que vous renseignez ensuite |
|---|---|
| « Participants » | Le nom du participant, puis son rôle |
| « Gestionnaires » | Le nom de la personne de votre société, puis son rôle |
| « Nouveau » | Prénom, nom et courriel de quelqu'un qui n'est ni participant ni gestionnaire, puis son rôle |
Les rôles proposés sont « Président », « Secrétaire », « Scrutateur » et « Assesseur ».
La demande part par courriel au signataire désigné. Cliquez ensuite sur la flèche « Retour ».
Faire signer d'autres documents que le PV
Le bouton « Ajouter un document », dans le cadre « Documents additionnels à signer », joint un document annexe — un contrat de syndic, par exemple. Vous pouvez soit « Réutiliser un document de l'AG », soit « Importer un nouveau PDF ».
Ces documents sont présentés aux signataires après la feuille de présence et le PV, et reçoivent automatiquement leur page de signatures au téléchargement.
Ajoutez-les avant la première signature. Dès qu'un signataire a validé, le bouton se bloque et affiche « Vous ne pouvez plus ajouter de document à faire signer car au moins un signataire a déjà validé sa signature ».
Signer vous-même
Le gestionnaire est le plus souvent secrétaire de séance. Une fois la demande créée, vous signez directement dans la plateforme en cliquant sur « Je signe les documents ».
Signez le document dans l'encart prévu — au doigt sur une tablette, avec le clic gauche maintenu sur un ordinateur —, puis cliquez sur « Valider ».
Suivre les signatures
Le tableau récapitulatif indique où en est chaque demande sur cette assemblée : la colonne « Statut » affiche « En attente » puis « Signé ». Les filtres « Tous », « En attente » et « Signés » trient la liste.
En cas de modification du PV, ce tableau vous permet de supprimer une signature et d'en refaire la demande.
🌐Publier les documents pour vos copropriétaires
C'est ce geste, et lui seul, qui rend le procès-verbal et la feuille de présence accessibles depuis l'espace de vos copropriétaires. Sans lui, vos documents sont clôturés et signés, mais personne ne les voit.
L'écran vous dit où vous en êtes : « Documents non publiés », avec la phrase « Publiez les documents pour les rendre disponibles aux participants ». Cliquez alors sur « Publier les documents », dans la section « Publication » du menu « Documents ».
Une fois publié, le même écran affiche « Les documents sont disponibles pour les participants » et la date, sous la forme « Publié le … ».
Le bouton n'apparaît pas tant qu'une signature manque. Si vous avez créé des demandes de signature, la publication attend que toutes soient signées. Un signataire qui traîne bloque donc l'accès de tous les copropriétaires : c'est le tableau de suivi des signatures qu'il faut regarder, pas le menu.
« Dépublier les documents » fait l'inverse et coupe l'accès : le message de confirmation le dit — « Cette action rendra les documents de l'assemblée non disponible pour les participants ». À n'utiliser que pour corriger une publication faite trop tôt.
🖨️Imprimer les documents
Cliquez sur « Documents » : vous y trouvez « Imprimer la feuille de présence » et « Imprimer le procès verbal ». Chacun ouvre un PDF prêt à imprimer ou à joindre à un envoi.
📦Récupérer les documents de la visioconférence
Après votre assemblée générale, vous pouvez télécharger les documents produits par ClickMeeting. Le bouton se trouve sur la page de l'assemblée clôturée ; il les rassemble dans un fichier ZIP contenant :
- l'enregistrement audio de l'assemblée ;
- les messages échangés pendant l'assemblée.
Un seul téléchargement possible. Pour les récupérer une seconde fois, il faut passer par notre équipe support.
🇧🇪Notifier le procès-verbal — copropriétés belges
Sur une copropriété belge, le menu « Documents » propose une entrée de plus, « Notifications », dans sa section « Diffusion ». Elle s'affiche selon la forme juridique de l'entité, pas selon votre portail : un gestionnaire français qui suit une copropriété belge y a droit.
La fenêtre présente trois cadres.
« Demande de signature aux présents » — les copropriétaires présents qui ont une adresse de courriel reçoivent un lien pour signer le procès-verbal. Le cadre compte séparément ceux qui ont une adresse et ceux qui n'en ont pas, et rappelle la date du dernier envoi. Le bouton devient « Relancer les présents » après un premier envoi.
« Envoi du PV aux absents » — les copropriétaires absents qui ont une adresse de courriel reçoivent le procès-verbal en pièce jointe, sans demande de signature. Même compteur, même bascule vers « Relancer les absents ».
« Téléchargements » — de quoi traiter à la main ceux qui n'ont pas d'adresse de courriel, ou archiver : « Feuille de signature vierge (présents sans email) », « Procès-verbal publié (PDF) » et « Procès-verbal avec annexe signatures ».
Les signataires déjà enregistrés sont exclus des demandes de signature : relancer ne redemande rien à quelqu'un qui a signé.
Ces signatures sont facultatives. Un compteur au-dessus des cadres indique combien ont été recueillies. Le copropriétaire peut fermer la page sans signer, et cela ne bloque rien.
👥Et pour vos signataires ?
Président, secrétaire, scrutateur et assesseur reçoivent leur demande par courriel et signent depuis leur propre espace : voir Signer le procès-verbal.
Mise à jour le 2 septembre 2026
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