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Les points à vérifier avant l'assemblée
En bref
La check-list des jours qui précèdent l'assemblée. Chacun de ces points évite un incident le jour J : un copropriétaire qui ne peut pas se connecter, un vote qui n'est pas comptabilisé, un document qui n'arrive pas à l'écran.
📇Les courriels et téléphones manquants
Vérifiez que le maximum de copropriétaires pourra se connecter. Ouvrez la liste des participants de l'AG et contrôlez que chacun a une adresse de courriel.
Si ce n'est pas le cas, renseignez un numéro de téléphone portable : l'invitation partira par SMS.
🔔Relancer les indécis
Pour augmenter le taux de participation, relancez tous ceux qui n'ont pas encore défini leur participation, une ou plusieurs fois avant l'AG. Cette relance s'ajoute aux envois automatiques déjà programmés.
Il suffit de cliquer sur « Relancer les indécis », dans la barre d'actions de l'assemblée. Un message « Relance des indécis envoyée » confirme le départ.
📬Les deux adresses qui reçoivent les réponses
Ces deux adresses ne sont pas dans votre profil : elles se règlent sur votre société, et chaque assemblée peut ensuite les remplacer.
Ouvrez « Ma société », onglet « Préférences de communication » :
- « Email recevant les réponses aux mails de l'application et copie des notifications de pouvoirs » — quand un copropriétaire répond à un courriel d'agconnect, sa réponse arrive là ;
- « Email recevant les formulaires de vote par correspondance » — c'est sur elle qu'arrivent les formulaires de VPC signés, au moment où un copropriétaire valide ses votes ;
- « Coordonnées à afficher pour la réception des VPC » — l'adresse postale imprimée sur la convocation, pour les copropriétaires qui renvoient leur formulaire par courrier.
Vérifiez-les aussi sur l'assemblée elle-même. La fiche de l'assemblée reprend les deux adresses de la société à sa création, puis vit sa vie : si l'une a été modifiée depuis, c'est l'ancienne valeur que porte l'assemblée. Elle est rappelée dans l'en-tête de l'assemblée.
Une adresse fausse ne produit aucune erreur. Les courriels partent, les réponses des copropriétaires arrivent dans une boîte que personne ne relève, et rien ne vous le signale. C'est le contrôle le plus rentable de cette page.
🎧Les tests de matériel
Le son et l'image se testent des deux côtés : chez vous, et chez les copropriétaires qui participeront à distance.
Côté copropriétaires
Le courriel d'invitation porte déjà tout ce qu'il faut : le lien de connexion personnel, les identifiants de secours, et un lien vers le guide à lire avant l'assemblée — indications de test du matériel et vidéos de présentation comprises.
Un second courriel de rappel part automatiquement deux heures avant l'assemblée, avec le lien de connexion et les identifiants. C'est un rappel, pas une seconde source d'information : ne comptez pas sur lui pour faire tester le matériel, il arrive trop tard.
Incitez-les à faire le test dès la convocation. Le seul courriel qui laisse le temps de s'y prendre est le premier.
Côté gestionnaire
Faites le test vous aussi, sur les machines qui serviront réellement à l'assemblée.
Redémarrez la machine avant l'AG. Un logiciel mal fermé (Zoom, Skype, Teams…) peut garder la main sur le micro ou la caméra en arrière-plan, même si vous croyez l'avoir quitté.
Les liens pour tester votre connexion :
Le détail complet des vérifications techniques est sur la page Le check-up informatique avant l'assemblée.
🗳️Vérifier les votes par correspondance
Si des votes par correspondance ont été enregistrés, vérifiez qu'ils ont tous été validés. Un VPC non validé n'est pas comptabilisé le jour de l'assemblée.
- Ouvrez la liste des participants de l'AG.
- Cliquez sur « Filtres », à côté du champ « Recherche rapide ».
- Dans « Participation », choisissez « Par correspondance », puis cliquez sur « Rechercher ».
Les VPC en rouge n'ont pas été validés. Ce peut être volontaire — le copropriétaire n'a pas terminé sa saisie. Il recevra un rappel automatique 4 jours avant l'AG.
N'attendez pas ce rappel pour les copropriétaires qui pèsent une quote-part importante : un appel de votre part vaut mieux qu'une voix perdue.
🤝Vérifier les pouvoirs
Même logique : un pouvoir qui n'a pas trouvé son mandataire n'est pas comptabilisé.
Ouvrez l'onglet « Pouvoirs » de l'assemblée, sous-onglet « En cours », et déroulez le filtre de statut. Il affiche le compte de chaque catégorie — c'est le contrôle le plus rapide :
| Le filtre | Ce qu'il faut en faire |
|---|---|
| « Attribuée » | ✅ Rien — sous réserve que le mandataire soit connecté le jour J |
| « En attente d'attribution » | ⚠️ Personne n'est désigné : appelez le mandant, ou attribuez vous-même |
| « À attribuer à l'ouverture » | ⚠️ Le pouvoir attend le jour J. Prévoyez-le à l'ouverture, une fois les présents connus |
| « Président de séance » | ℹ️ Rien à faire avant : il sera attribué à l'élection du président |
La mention « Pouvoir non finalisé » est celle qui coûte une voix. Le copropriétaire a commencé sa démarche sans la terminer : aucun mandataire ne porte sa voix, et il ne pourra pas entrer dans la salle sans changer son mode de participation. C'est un appel à passer, pas une case à cocher.
Le sous-onglet « Historique » montre ce qui est tombé — « Refusé », « Révoqué », « Transféré au suppléant ». Un refus récent mérite un coup d'œil : le mandant a peut-être besoin qu'on lui rappelle d'en désigner un autre.
📎Préparer les documents
Les documents à diffuser pendant l'AG
Regroupez à l'avance tous les documents à diffuser pendant l'AG dans un dossier de votre ordinateur. Dès que ClickMeeting est lancé — idéalement 15 minutes avant l'heure de l'AG — transférez-les.
1. Ouvrez l'assemblée, puis lancez la visioconférence avec le bouton « ClickMeeting » de la barre d'actions. Elle s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
2. Dans le menu de gauche de ClickMeeting, ouvrez l'onglet « Présentation », puis « + Ajouter une présentation »
3. Cliquez sur « Transférer un fichier », et choisissez vos documents
Vous pouvez quitter cet écran pendant le transfert. En y revenant, les documents apparaissent comme transférés — et ce n'est qu'à partir de ce moment qu'ils sont diffusables.
Les documents à lire à l'avance
Pour ceux qui ne sont pas destinés à être projetés, ou que les copropriétaires doivent lire avant l'assemblée — c'est le cas de ceux qui enregistrent leur vote par correspondance —, joignez-les à l'AG ou à la résolution concernée. Ouvrez l'AG, ou une résolution, et déposez les fichiers dans le bloc prévu.
🖥️L'assemblée hybride
Si vous tenez une assemblée hybride, mêlant présentiel et distanciel, l'organisation matérielle de la salle demande une préparation spécifique : sonorisation, caméra, écran de projection, poste du gestionnaire.
Contactez notre équipe support pour être accompagné sur ce point avant votre première assemblée hybride.
Updated on September 02, 2026
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